Paragraaf Bedrijfsvoering

In Capelle besteedt de gemeente de haar toevertrouwde middelen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en zorgen we dat de gemeente transparant is. Een betrouwbare partner voor de burgers en ondernemers. Voorwaarde hiervoor is een goede bedrijfsvoering (afgemeten aan prestaties en resultaten), een belangrijke factor voor het imago van de gemeente. Een onderwerp dat daarom hoog op de gemeentelijke agenda staat.

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Hiermee worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit onze programma's te realiseren. Veel bedrijfsvoeringsprocessen worden door de afdelingen Financien, Bestuur- en Concernondersteuning en Dienstverlening verricht. Deze afdelingen zijn echter meer dan ondersteunend. Ze geven invulling aan onze taken door de doelen die de gemeente voorstaat dichterbij te brengen. Ze zijn een kritische sparringpartner voor de beleidsafdelingen. Ze creëren de omstandigheden of leven hier een bijdrage aan om Capelle beter, mooier te maken vanuit de (wettelijke) taken waar we voor staan en de doelen die de organisatie nastreeft.

We hebben in Capelle de ambitie om de gemeentelijke organisatie wendbaar in te richten en te organiseren. We werken continu aan de doorontwikkeling van de organisatie. Dit heeft de afgelopen jaren tot concrete acties en resultaten geleid zoals leiderschaps- en sturingsprincipes, rollen en verantwoordelijkheden. In Capelle gaan we samen in vertrouwen op weg! Dat is de ambitie van onze organisatie, die in 2018 is vastgesteld (zie ook: ambitiecapelle.nl). 

In 2024 zijn de resultaten van MTO meting (eind 2023) gepresenteerd. Leiderschap, werkplezier en werkdruk zijn belangrijke thema's in de enquête. Op basis van de uitkomsten formuleren we actiepunten en voeren deze uit, om te zorgen voor een (verdere) groei van medewerkerstevredenheid. Deze maken onderdeel uit van het concernjaarplan.

Datagedreven werken
Een opkomende ontwikkeling is dat gemeenten steeds meer gaan sturen en werken vanuit hun data. Ook komen steeds vaker verzoeken vanuit de organisatie om data te mogen leveren aan een externe partij. Hierbij moet altijd voldoende oog zijn voor privacy en beveiliging. De opslag en technisch kunnen inrichten en beheren van de opslaglocatie vraagt om extra budget voor ICT en om meer expertise in datagedreven werken binnen de gemeenten.

Integriteit
De gemeente Capelle aan den IJssel is een betrouwbare partner voor haar inwoners, ondernemers, andere organisaties en andere overheden. We zijn een integere gemeentelijke organisatie, waar sprake is van een veilige werkomgeving met continue aandacht voor de bevordering van het integriteitsbewustzijn en voor voldoende ruimte om in een open cultuur dilemma’s en risico’s te bespreken. Integriteit is een onlosmakelijk onderdeel van de professionaliteit van alle ambtenaren, bestuurders en politieke ambtsdragers. We houden nadrukkelijk oog voor de rol van de overheid die toeziet op het naleven van wet- en regelgeving. De gemeente beschikt over een beleidsplan bestuurlijke en ambtelijke integriteit en ter uitvoering daarvan jaarplannen bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Onder regie van de Coördinator ambtelijke en bestuurlijke integriteit, die per 1 november 2024 in dienst is getreden van de gemeente, zullen deze plannen, en overige onderdelen van het integriteitsbeleid, worden geactualiseerd en uitgevoerd. 

Privacy
Bescherming privacy / persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van de hele organisatie en verdient ieders volle aandacht en awareness. Om deze verantwoordelijkheid goed te kunnen nemen, is het afgelopen jaar de organisatorische inbedding van beleid en uitvoering van bescherming privacy / persoonsgegevens verder opgepakt. Zo hebben we de tools bepaald voor het (wettelijk verplichte) register van verwerkingen van persoonsgegevens en voor het uitvoeren van (pre-)dpia's (data protection impact assessment; een instrument om vooraf de privacy risico's van een gegevenswerking in kaart te brengen zodat we tijdig maatregelen kunnen treffen om deze risico's te verkleinen). Onder regie van onze nieuwe juridisch adviseur privacy zijn we planmatig aan de slag gegaan met de uitvoering van deze verplichtingen. Door andere prioriteitstelling in de organisatie hebben we geen voortgang kunnen boeken met het opstellen van procesbeschrijvingen, in de context van privacy benodigd om daarmee meer inzichtelijk te krijgen welke persoonsgegevens op welke wijze in welk proces worden verwerkt. Wordt doorgeschoven naar 2025.

Informatiebeveiliging
In 2024 lag de focus van de organisatie sterk op het waarborgen van de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van informatie. Er zijn diverse maatregelen genomen om beter bestand te zijn tegen digitale dreigingen. Hierbij is extra geïnvesteerd in de beveiliging van de Microsoft 365-omgeving, onder meer door het beperken van toegangsrechten, het afdwingen van multifactorauthenticatie en het actief monitoren van verdachte activiteiten.

Een belangrijke strategische keuze is het streven naar een Zero Trust-omgeving, waarbij alleen door de organisatie beheerde apparaten (Trusted Devices) toegang krijgen tot systemen. Privéapparaten zijn uitgesloten. Een deel van de medewerkers werkt al succesvol met deze aanpak. Voor de toekomst wordt geadviseerd ook externe medewerkers van organisatieapparatuur te voorzien.

De organisatie heeft verder fors ingezet op bewustwording rond phishing. Nieuwe medewerkers worden standaard getraind en ook bestaande teams kregen de kans een training te volgen. Deze trainingen bleken effectief, wat zichtbaar is in het verbeterde meldgedrag bij (gesimuleerde) phishingaanvallen.

Twee pentests (penetratietests) zijn in 2024 uitgevoerd: één op de algemene IT-omgeving en één specifiek op Intune. Beide tests leverden positieve resultaten op; er zijn geen ernstige kwetsbaarheden gevonden, maar wel enkele technische verbeterpunten die inmiddels worden doorgevoerd.

Tot slot scoorde de gemeente op alle onderdelen van de ENSIA-verantwoording (waaronder BRP, DigiD, BAG, Suwinet) een voldoende. Ondanks deze score blijft continue verbetering noodzakelijk vanwege het steeds veranderende dreigingslandschap.

Doorontwikkeling HR
De ontwikkelingen op het gebied van HR: 

• Er was en is sprake van een krappe en gewijzigde arbeidsmarkt. We hebben stevig ingezet op werving en de professionalisering van de arbeidsmarktcommunicatie. We hebben een vaste recruiter, staan op banenmarkten en zijn actief op linkedin en jobboards.
• Mede als gevolg van een gewijzigde ar
•  beidsmarkt steeg de inhuur sterker dan verwacht. We streven naar vaste dienstverbanden, maar staan ook positief ten opzichte van inhuur.
• De hoogte van het ziekteverzuim was in 2024 zorgwekkend. Deze lag boven het gemiddelde van vergelijkbare gemeenten. We hebben ingezet om het ziekteverzuim niet verder op te laten lopen en terug te dringen. We zijn gestart met het aanbieden van een periodiek medisch onderzoek (PMO), hebben trainingen rondom verzuim georganiseerd en verzuimgesprekken gevoerd.
• Om de hoge uitstroom tegen te gaan en te zorgen voor behoud en doorstroom van medewerkers, hebben we onder andere in loopbaancoaching, matchingtafel, cursussen en talentprogramma's geïnvesteerd.
• De voortgang van de optimalisatie en digitalisering van HR-processen is achtergebleven, mede door het niet doorgaan van de plannen voor het versterken van HR met een HR Analyticus.

Inkoop en aanbestedingen
De inkoopuitgaven van de gemeente beslaan een substantieel deel van de gemeentelijke begroting. Daarmee vormt inkoop een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te realiseren, onder andere via het instrument van de social return. We willen zo doelmatig mogelijk inkopen conform de (Europese) aanbestedingswetgeving en ons eigen inkoopbeleid.

Conform afspraak met uw raad hebben we de inkoopuitgaven over 2023 laten analyseren, zowel die van de gemeente als van GR IJSSELgemeenten. De resultaten van deze 'inkoopdiagnose' zijn met de betreffende afdelingen besproken en worden verder opgepakt.

Conform toezegging hebben we uw raad in de Collegebrief van 12 november geïnformeerd over de stand van zaken van lopende Europese aanbestedingen en van Europese aanbestedingen die het afgelopen jaar zijn afgerond.

Met ingang van 2023 zijn gemeenten verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. In deze rechtmatigheidsverantwoording legt het College van Burgemeester en Wethouders verantwoording af over de rechtmatigheid van de bestede middelen in het boekjaar. Het College was altijd al verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding van middelen, maar legde hier niet zelf verantwoording over af in de jaarrekening. Tot en met boekjaar 2022 deed de controlerend accountant een uitspraak over de rechtmatigheid. Vanaf 2023 spreekt de accountant zich uit over de getrouwheid van de jaarrekening. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening, wordt door de accountant wel een uitspraak gedaan over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. 
In de rechtmatigheidsverantwoording wordt een uitspraak gedaan over of de gemeente voldoet aan zowel interne regelgeving (verordeningen) als externe regelgeving (wetten maar ook EU-regelgeving zoals regelgeving ten aanzien van aanbestedingen). Ten aanzien van de rechtmatigheid zijn er 9 criteria te onderscheiden. De commissie BBV heeft in de kadernota rechtmatigheid 2024 benoemd dat 6 van deze criteria worden afgedekt door het getrouwheidsonderzoek van de accountant op de balans en het overzicht van baten en lasten, de resterende 3 criteria dienen onderdeel uit te maken van de rechtmatigheidsverantwoording van het College. Dit zijn het begrotingscriterium, het voorwaarden criterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
De wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand komt is vastgelegd in het Verbijzonderde Interne Controleplan 2024. Het plan is door het College vastgesteld op 22 mei 2024. De halfjaar- en de jaarrapportages worden in de auditcommissie geagendeerd.
De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen:

• De geconstateerde onrechtmatigheden als de rapportagegrens wordt overschreden;
• Welke acties worden ondernomen om geconstateerde onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording heeft een totaal van niet rechtmatig tot stand gekomen van 5.087. Hiervan is 4.937 acceptabel en moet 150 nader worden toegelicht:

• Met betrekking tot aanbestedingen zijn onrechtmatigheden vastgesteld voor een bedrag van 135. De inkooponrechtmatigheden hebben betrekking op het proces van aanbesteden op één inhuur. Na constatering van een mogelijke onrechtmatigheid is besloten het contract te beëindigen. In verband met de overdracht van de specifieke (project)kennis is de norm voor EU-aanbestedingen overschreden. Het contract is per december 2024 beëindigd.
• Met betrekking tot de overschrijding op kredieten is er op één krediet een overschrijding van 15. Deze overschrijding had in de tussentijdse rapportage voorzien kunnen zijn.

Een toelichting is ook opgenomen in het overzicht van baten en lasten.

Het onderzoek 2024 richtte zich, mede gelet op het eerder dan verwacht in financieel zwaar weer terechtkomen, eerst en vooral naar wat we ook konden leren van andere gemeenten en hoe onze eigen begroting weer robuuster gemaakt kon worden. Onze concerncontroller heeft daartoe een regionaal overleg geïnitieerd met de concerncontrollers van de Rotterdam-Rijnmond gemeenten. Ook ondersteunt hij het overleg van de wethouders Financiën in de regio Rotterdam-Rijnmond. Doelstelling van beide overleggen is het uitwisselen van ideeën en (vooral bezuiniging) aanpakken. De informatie vanuit de regiogemeenten is binnen de organisatie gedeeld, mede in het kader van onze ombuigingsopgave. De concerncontroller, die intern de 213a Gemeentewet onderzoeken uitvoert, is ook nauw betrokken bij de onderzoeken van de Rekenkamer. Er is, door keuzes in de prioritering van werkzaamheden, enige achterstand ontstaan in het aantal uitgevoerde onderzoeken. De inzet is deze achterstand de komende periode in te lopen.

In het kader van artikel 185a Gemeentewet wordt een totaaloverzicht verstrekt van de actuele plannen van aanpak, die door uw raad en college zijn vastgesteld naar aanleiding van Rekenkamerrapporten. Over de opzet van de verantwoording heeft onze concerncontroller vooraf afstemming gehad met de Rekenkamer.
In onderstaand overzicht zijn de 3 actuele plannen van aanpak opgenomen, inclusief de afspraken over de periodieke voortgangsverantwoording: 

1. Plan van aanpak ter uitvoering van het Rekenkamerrapport 'Gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium' vastgesteld in de raad van 8 november 2021. Tot op heden is mondeling aangegeven wat de voortgang is van de aanbevelingen. In aanvulling daarop zal in het tweede kwartaal 2025 een schriftelijke (afrondende) voortgangsrapportage aan uw raad worden aangeboden. 

2. Gecombineerd plan van aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport 'Tijden van transformatie - onderzoek naar Woonbeleid Capelle aan den IJssel vanaf 2013' vastgesteld in de raad van 27 november 2023 en Rekenkamerrapport 'Huizen in de regio - synthese van onderzoeken woonbeleid in vijf gemeenten (Barendrecht, Lansingerland, Albrandswaard, Capelle aan den IJssel en Rotterdam) in regio Rotterdam', vastgesteld in de raad van 27 november 2023. Besloten is bij het ter besluitvorming aanbieden van het nieuwe Programma Wonen uw raad ook te informeren hoe het staat met de uitvoering van het plan van aanpak. Dit wordt vervolgens jaarlijks herhaald via de monitoring van het Programma Wonen. Er zijn verschillende manieren waarop de voortgang van het Programma Wonen/gemeentelijk woonbeleid gemonitord wordt: 
•    Via de Monitor Wonen (jaarlijks) rapporteren we over de stand van zaken van het Programma Wonen en hoe de acties die we hebben geformuleerd bijdragen aan de doelstellingen uit het Programma Wonen. De eerste Monitor Wonen ontvangt u ter informatie in het tweede kwartaal 2025.
•    Via de update van het Woningbouwprogramma (twee keer per jaar) laten we zien hoe het woningbouwprogramma zich ontwikkelt, ook weer vergeleken met de ambities met betrekking tot de ontwikkelingen van de woningvoorraad uit het Programma Wonen. U stelt als raad in zowel het voorjaar als het najaar de update van het woningbouwprogramma.
•    Daarnaast hebben we een online dashboard Wonen ontwikkeld, waarin we de actuele informatie over de Capelse woningvoorraad laten zien en ook inzichtelijk is hoe het woningbouwprogramma van invloed is op de samenstelling van de (toekomstige) woningvoorraad. 

3. Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamer naar aanleiding van DoeMee-onderzoek 2023 Klachtbehandeling. In mei 2024 heeft de Rekenkamer met een raadsbrief het eindrapport van het DoeMee-onderzoek klachtbehandeling 2023 aangeboden aan de gemeenteraad. Dit (jaarlijkse) DoeMee-onderzoek is een initiatief van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De centrale vraag van het onderzoek luidde: op welke wijze geven decentrale overheden beleidsmatig en organisatorisch vorm aan de behandeling van klachten, tot welke resultaten leidt dit beleid en op welke wijze wordt hierover gerapporteerd aan de raad, Provinciale Staten of algemeen bestuur? Het onderzoeksrapport bevat een heel aantal algemene conclusies en aanbevelingen voor alle aan het onderzoek deelnemende decentrale overheden. Op basis van deze algemene conclusies en aanbevelingen heeft de Rekenkamer een aantal specifieke aanbevelingen voor onze gemeente opgesteld. De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 8 juli 2024 besloten om het onderzoeksrapport en de raadsbrief voor kennisgeving aan te nemen, de zes aanbevelingen specifiek voor onze gemeente over te nemen en het college opdracht te geven om met een plan van aanpak ter uitvoering van deze zes aanbevelingen te komen. Op 3 december 2024 hebben we het plan van aanpak vastgesteld. Het plan van aanpak is via de collegebrief aan uw gemeenteraad aangeboden. We zullen u periodiek informeren over de voortgang van het Plan van Aanpak en de uitvoering van de aanbevelingen.