Onderzoeksopdrachten

Voortgang

1. Benchmarkonderzoek en organisatiescan Berenschot
Met de uitkomsten van het onderzoek, uitgevoerd door Berenschot, wordt een “foto” gemaakt van de gehele organisatie en bepaalt daarmee de uitgangspositie; waar staat de organisatie op dit moment. Met de uitkomsten van de “foto”, wordt een vertrekpunt gemarkeerd voor prioritering van (eventuele) verdiepende onderzoeken naar de diverse organisatie¬onderdelen. Berenschot heeft in het eerste kwartaal 2022 het kwantitatieve deel van het benchmarkonderzoek afgerond. De uitvoering van het eerste deel van het onderzoek is vanwege zowel noodzakelijk gemaakte keuzes in prioritering als in het kader van gewenste verificatie van de eerste uitkomsten, later afgerond dan de oorspronkelijke planning. De organisatiescan (het kwalitatieve deel) is eind augustus afgerond door Berenschot. 
Berenschot heeft de conceptrapportage in de laatste week van augustus uitgebracht. Het concept zal besproken worden in de organisatie en met de Ondernemingsraad. Vervolgens wordt er door ons een besluit over genomen. Dit zal naar verwachting uiterlijk zijn bij het opstellen van de Najaarsnota 2022. Het onderzoek naar (mogelijk) interessante organisatieonderdelen/taken/processen kan begon komend jaar aanvangen. Wij stellen voor het eindrapport van Berenschot in het kader van het benchmarkonderzoek en de organisatiescan te laten presenteren aan uw Auditcommissie, samen met de exploitatiescan van Deloitte.

2. Besparingsmogelijkheden onderwijshuisvesting
Het onderzoek dat gepland stond voor de periode mei – juli heeft vanwege beperkte ambtelijke capaciteit nog niet plaatsgevonden. Op dit moment is er nog geen planning te geven. In een volgend P&C document komen wij met een aangepaste planning.  

3. Besparingsmogelijkheden subsidies
Het onderzoek door BMC is afgerond en heeft geen directe besparingsmogelijkheden opgeleverd. In het eindrapport geeft BMC suggesties voor verbeteringen in het subsidieproces. Een aantal van deze verbetermogelijkheden voeren wij door.  

4. Exploitatiescan Deloitte
Het onderzoek van Deloitte is eerder afgerond. Verschillende opvallende afwijkingen zijn gesignaleerd tussen onze gemeente en gemeenten waarmee wij vergeleken zijn. Voor een deel lijken er overeenkomsten te bestaan tussen de uitkomsten van het onderzoek van Deloitte (alle taakvelden, de gehele begroting van circa € 220 miljoen) en dat van Berenschot (clusters en overheadcategorieën, een deel van de begroting van circa € 90 miljoen). Getracht is daarom in de afgelopen periode, samen met Deloitte en Berenschot, om de overeenkomsten en verschillen te verklaren. Het is helaas niet mogelijk gebleken een zinvolle vergelijking te maken, gelet ook op de verschillende bases waarop beide onderzoeken zijn gebaseerd. Vandaar dat wij dit onderzoek nu verder zullen afronden en onze conclusies met u zullen delen. Wij stellen voor de rapportage van Deloitte te laten presenteren aan uw Auditcommissie, samen met het eindrapport van Berenschot in het kader van het benchmarkonderzoek en de organisatiescan.

5. Heroverweging Projecten/Prioriteren
Wij willen de werkvoorraad in overeenstemming brengen met de capaciteit van onze organisatie. De gemeente heeft deze doelstelling om werkdruk te verminderen en om plannen te stoppen, te pauzeren of op een andere wijze uit te voeren. Tegelijkertijd blijven werken aan het versterken van de organisatie. 
Het verminderen van werkdruk was in het voorjaar een belangrijk thema voor de gemeentelijke organisatie. Werkdruk was een belangrijk aandachtspunt wat naar voren kwam uit het medewerkers tevredenheidsonderzoek. Daarbij zijn er verschillen per afdeling: gebeurtenissen, extra taken en vacatures kunnen bij sommige afdelingen voor overbelasting zorgen en zorgt ook voor extra werkdruk bij het management.

Er zijn lijsten gemaakt van mogelijk bij te sturen plannen welke nader zijn gekarakteriseerd. Daarna zijn plannen heroverwogen. Bij het prioriteren blijkt dat het niet altijd eenvoudig is om lopende plannen te stoppen. Ze zijn vaak essentieel voor burgers van de gemeente of belangrijk voor het op orde houden van interne processen. Ook zijn er verwachtingen en afspraken vanuit bevolking en ondernemers, en zijn er bestuurlijke prioriteiten. Dat betekent dat er keuzes moeten worden gemaakt wat wel en wat niet prioriteit krijgt, en ook slimmer na te denken hoe wij het beslag op mensen kunnen verminderen.

Dat kan door projecten, programma's en beleidsplannen:
a) niet of later uit te voeren,
b) projecten slimmer en simpeler uit te voeren waardoor minder eigen menskracht nodig is, en 
c) de basis op orde te brengen waar dat nodig is.
Hieronder wordt per domein ingegaan op activiteiten om de werkdruk te verminderen.  

Fysiek domein
Bij stadsontwikkeling wordt al gewerkt met een pauzelijst. Deze pauzelijst bevat ongeveer 20-25 projecten en plannen waar gezien de werkdruk de afdeling niet aan toekomt. Om de zoveel maanden wordt de lijst geactualiseerd en besproken in het portefeuilleoverleg waarbij nieuwe initiatieven worden toegevoegd en projecten worden geherprioriteerd. Deze werkwijze is helder voor de interne organisatie en externe partijen zoals investeerders en wordt doorgezet in 2023 en daarna.

In de CABDS: Capelle Bouwt Aan De stad Monitor wordt jaarlijks de ruimtelijke ontwikkeling van Capelle aan den IJssel besproken en over geherprioriteerd, zodat de gemeenteraad die ontwikkeling kan controleren en waar nodig kaders kan stellen. Aan deze monitor zal een paragraaf worden toegevoegd welke bespreekt welke projecten op het gebied van stadsontwikkeling en – beheer zijn of moeten worden geherprioriteerd. Daarnaast willen wij rapporteren welke projecten zijn getemporiseerd.

Vanuit Stadsbeheer wordt allereerst het IBOR 2016-2020 (Integraal Beheersplan Openbare Ruimte van Capelle aan den IJssel) met prioriteit uitgevoerd. Daarbij worden zoals altijd zo efficiënt mogelijk projecten aanbesteed. Nieuwe projecten worden alleen mondjesmaat aan het nieuwe IBOR toegevoegd en aan het college voorgesteld. Daarmee wordt het nieuwe IBOR realistischer opgezet waarbij het aantal projecten is afgestemd op de formatie. Hiermee is een belangrijke slag geslagen over de uitvoering van de IBOR projecten realistisch te plannen en uitgevoerd te krijgen.

Sociaal domein
De meeste op de lijst voorkomende projecten van de afdeling Samenleving worden opgepakt dan wel verwerkt in lopende dossiers. Een klein aantal kan getemporiseerd worden zonder dat dit gevolgen heeft.

Voor een drietal belangrijke dossiers is er komende tijd onvoldoende capaciteit beschikbaar gelet op de al onder handen zijnde werkzaamheden en bestuurlijke opdrachten.
Het gaat om de volgende dossiers:
-    Uitvoering beleidskader maatschappelijke ondersteuning en gezondheid;
-    Uitvoering beleidskader Armoede en Schulden (Loket Geldzaken is hier onderdeel van)
-    Uitvoering beleidskader Werk en Inkomen
In deze dossiers moeten wij in ieder geval gaan prioriteren en temporiseren dan wel bekijken of wij het anders organiseren omdat wij anders het risico lopen dat wij niet waar kunnen maken wat we beloven.
Tegelijkertijd realiseren wij ons dat dit vanuit bestuurlijke en maatschappelijke urgentie niet gewenst en mogelijk is. 

Domein Bedrijfsvoering en dienstverlening
Op het gebied van dienstverlening is werkdruk te verminderen door activiteiten slimmer te organiseren, zodat er minder werk ontstaat voor medewerkers van de gemeente. Zo is voor Corona het nu zo geregeld dat Sportief Capelle direct zaken zoals beveiliging, hospitality en schoonmaak afspreekt met de Veiligheidsregio zonder dat de gemeente ertussen zit. Wel is de gemeente verantwoordelijk voor de communicatie naar de inwoners. Voor de vluchtelinglocatie Barbizonlaan wenst de Veiligheidsregio dat de gemeente deze locatie regelt, om het werk efficiënt te coördineren heeft de gemeente daarbij een projectleider hiervoor aangesteld. Interne projecten zoals digitalisering van de binnenkomende post wordt zoveel mogelijk efficiënt ingericht, met een kleine kerngroep en aandacht voor het snel realiseren van voordelen voor de gemeente. 
Er wordt ook gewerkt aan een aantal projecten in het kader van ‘de basis op orde’. Deze leiden naar verwachting tot minder werkdruk op termijn en betere data. Hiervoor zijn ook al in de voorjaarsnota middelen aangevraagd.
Voor de implementatie van het HR21 systeem is gekozen om meer ondersteuning vanuit het bureau dat ons helpt met de implementatie in te kopen. Hierdoor kan de werkdruk (met name uren bij leidinggevenden) in de organisatie verlaagd worden. Ook is het tijdsschema eerder al opgerekt naar een langere doorlooptijd om het meer realistisch te houden. De planning nu is dat het project in de zomer van ’23 voltooid is.

Tot slot
Het belang van het managen van werkdruk en in het verlengde hiervan het prioriteren, bijsturen en slimmer uitvoeren van projecten, programma's en beleidsplannen wordt ten volle herkend. De werkdruk en de wijze waarop projecten, programma's en beleidsplannen worden uitgevoerd zullen blijvend worden gemonitord en besproken. Ook in de toekomst zal hierover blijvend worden gerapporteerd aan de Raad.

6. Jeugdhulp
Berenschot doet momenteel onderzoek naar het streven om de inkomsten en uitgaven op jeugdhulp met elkaar in overeenstemming te brengen. Die wens speelt landelijk en wordt ook gedeeld door andere gemeenten en het rijk. Rijk en gemeenten gaan op korte termijn afspraken maken over een Hervormingsagenda. De Hervormingsagenda moet ertoe leiden dat het jeugdstelsel op den duur beter gaat werken en financieel houdbaar wordt. Berenschot onderzoekt voor de gemeente Capelle aan den IJssel de besparingsmogelijkheden om, met behoud van de huidige kwaliteit van de jeugdgezondheidszorg en jeugdhulp, de uitgaven aan de jeugdgezondheidszorg en jeugdhulp te reduceren, stabiel te krijgen en te houden. In het najaar 2022 levert Berenschot een selectie maatregelen en een plan van aanpak op.

7. Extra opbrengsten Kabels & Leidingen
In de Voorjaarsnota 2022 hebben wij aangegeven dat er een structurele toename van de opbrengsten ten aanzien van Kabels & Leidingen (K&L) werd verwacht. Dit blijkt nu ook het geval, en wordt grotendeels veroorzaakt door de toename van de K&L-werkzaamheden. Dit heeft echter ook direct gevolgen voor de benodigde capaciteit die nu al ontoereikend blijkt te zijn.
De resultaten van het destijds in gang gezette vervolgonderzoek biedt mogelijkheden. Hieruit kan namelijk worden geconcludeerd dat de legeskosten (kosten die de gemeente maakt vanwege de beoordeling en goedkeuring van K&L-werkzaamheden waar een vergunning of instemmingsbesluit voor nodig is), die nader zijn beschouwd, relatief een stuk lager liggen dan in buurgemeenten. Daarnaast blijkt uit de opbouw van onze (interne) kosten dat deze hoger zijn dan nu wordt aangenomen.
Bovenstaande houdt in dat de opbrengsten ten aanzien van K&L naar verwachting kunnen worden verhoogd, waarmee de structureel benodigde versterking van het K&L-team (deels) kostendekkend kan worden doorgevoerd. Hiermee komen wij tevens ook veel meer in lijn met de legeskosten die buurtgemeenten in rekening brengen. Wij verwachten u bij de Voorjaarsnota 2023 een voorstel voor te leggen.

8. Stofkam
In de actualisatie bij de Begroting 2023 zijn enkele posten uit de stofkam verwerkt. De verdiepende gesprekken met de budgethouders op de opgestelde "verwonderlijst" hebben nog niet plaats gevonden. De oorspronkelijke planning voor afronding bij de Begroting 2023 is dus niet in het geheel gehaald. De komende periode werken wij verder aan de uitwerking van deze opdracht.

9. Vastgoed
Integratie Werkplein in gemeentehuis
In 2021 is de visie op het werkplekconcept van de toekomst vastgesteld. Half 2022 is tussentijds geconcludeerd dat er kansen liggen om het gebruik van de publiekshal, voor zowel burgers als collega’s, te optimaliseren. Er zijn vervolgsessies gaande met medewerkers van het Werkplein en medewerkers met contacten in de publiekshal. Met de input uit deze sessies wordt een ontwerp gemaakt, waarin optimalisatie van vierkante meters en faciliteiten zijn opgenomen. Oplevering van het totale ontwerpplan staat gepland in eind 2022. In het ontwerpplan is tevens de calculatie van kosten inbegrepen. Wanneer besloten wordt om over te gaan tot realisatie van dit ontwerpplan, of een deel hiervan, dient hier in 2023 krediet voor aangevraagd te worden.

Wijkcentrum Schollevaar, Maria Daneels erf 
Bij de onderzoeksopdrachten wordt wijkcentrum Schollevaar, aan Maria Daneels erf, benoemd. Omdat de huurovereenkomsten van Stationsplein 20 aflopen in het jaar 2026 kijken wij breder naar wijk. Er vindt momenteel onderzoek plaats naar bezuinigingsmogelijkheden in combinatie met de herhuisvesting van een aantal huurders, specifiek onze maatschappelijke partners, in de wijk Schollevaar. Eind 2022 wordt een concept voorstel aangeleverd dat in 2023 zal worden uitgewerkt. 

10. Wmo
De Wmo wordt geconfronteerd met toenemende kosten bij de uitvoering van de Wmo. Berenschot is gevraagd welke ombuigingsmaatregelen getroffen kunnen worden om de kosten binnen de Wmo op de korte en lange termijn beheersbaar te houden met daarbij aandacht voor het behouden van een kwalitatief goede dienstverlening naar de Capellenaar. Tevens is door Berenschot een second opinion uitgevoerd op de Wmo- kosten. In co- creatie met het Wmo- loket heeft Berenschot vier concrete ombuigingsmaatregelen voorgesteld. Deze maatregelen - en de impact hiervan - zijn getoetst aan de mate waarin ze bijdragen; het (i) realiseren van financiële impact, (ii) uitvoerbaar zijn en (iii) de mate waarin ze de sociale basis in stand laten. De ombuigingsmaatregelen zijn in een rapportage verwerkt en beschikbaar gesteld aan het Wmo- loket. Het Wmo- loket zal in 2022-2023 starten met het projectgericht in de praktijk brengen van de ombuigingsmaatregelen. De wijze waarop de ombuigingsmaatregelen– en de snelheid waarin – deze geïmplementeerd kunnen worden verschilt per maatregel. 

Oorspronkelijke onderzoeksopdrachten inclusief bijstelling vorige boekwerken

1. Benchmarkonderzoek en organisatiescan Berenschot

Context
Het onderzoek, dat tevens plaatsvindt op basis van de Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid, kent met het uitvoeren van een benchmark een “initieel karakter”. 
Dat wil zeggen dat er een “foto” gemaakt wordt van de gehele organisatie. Met de uitkomsten van de “foto”, wordt een vertrekpunt gemarkeerd voor prioritering van verdiepende onderzoeken naar de diverse organisatieonderdelen/taken/processen voor de komende jaarlijkse onderzoeken. Het initiële onderzoek bepaalt daarmee de uitgangspositie; waar staat de organisatie op dit moment. Met het gelijktijdig uitvoeren van een organisatiescan krijgt u eveneens beeld op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is snel en adequaat op nieuwe ontwikkelingen in te spelen.
Naast bijvoorbeeld de jaarlijkse Personeelsmonitor Gemeenten van het A&O fonds Gemeenten en de landelijke indicatoren over de organisatie in Programma 0 van de Begroting en Jaarrapportage, biedt (vooral) een gedegen benchmark onderzoek (uitgevoerd door het externe bureau Berenschot) een beeld van onze positie in vergelijking met een aantal referentiegemeenten (veelal met ongeveer hetzelfde aantal inwoners).
Met een benchmark – reikwijdte van het onderzoek - wordt onderzocht hoe de apparaatskosten en formatie van de gemeente zich verhouden tot die van andere, vergelijkbare gemeenten. Het resultaat geeft objectieve vergelijkingsinformatie. In de vergelijking wordt onderscheid gemaakt tussen het primaire proces en de overhead. In het primaire proces wordt een uitsplitsing gemaakt naar 24 logische en herkenbare clusters. Per cluster krijgen we inzicht in de totale kosten en formatie met betrekking tot uitvoering, beleid/advies, regie/contractmanagement en vergunningverlening. 
De kosten en formatie van de overhead wordt in kaart gebracht aan de hand van 11 categorieën, met uitsplitsing naar onderliggende taken. Zo krijgen we op gedetailleerd niveau vergelijkingsinformatie en inzicht in ons eigen verbeterpotentieel. Bovendien worden de kosten en formatie naast de werklastbepalende kenmerken weergegeven, zodat na de vergelijking het gesprek alleen over de aandachtspunten gaat, die gezien de kenmerken niet te verklaren zijn.
Gelijktijdig met de benchmark wordt een organisatiescan uitgevoerd. In deze scan wordt in kaart gebracht waar de strategische opgaven liggen, hoe deze zich verhouden tot omvang en inrichting van de organisatie en de begroting. In deze scan worden trends en ontwikkelingen, raads- en collegeprioriteiten gecombineerd met de gewenste ontwikkeling van onze stad. De organisatiescan vertaalt deze in het handelingsrepertoire van de gemeente:

  • Waar zouden we meer formatie willen inzetten?
  • Waar hebben we een ander type formatie nodig?
  • Welke ontwikkelingen kunnen we binnen de bestaande organisatie opvangen?
  • En waar zetten we nu teveel formatie in?

Door de apparaatskosten uit de benchmark te koppelen aan de opgaven ontstaat hiermee een breder perspectief op de organisatie. Daarmee krijgt u beeld op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is snel en adequaat op nieuwe ontwikkelingen in te spelen.

Onderzoeksvraag
Hoe verhouden – op basis van het benchmarkonderzoek - de apparaatskosten en formatie van onze gemeente zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? Het resultaat geeft objectieve vergelijkingsinformatie.
Daarnaast luidt de onderzoeksvraag wat is het beeld - door de apparaatskosten uit de benchmark te koppelen aan de opgaven uit de organisatiescan- in hoeverre de organisatie in staat is snel en adequaat op nieuwe ontwikkelingen in te spelen?

Randvoorwaarden onderzoek
De belangrijkste randvoorwaarden, te weten beschikbare capaciteit (van de concerncontroller, vanuit zowel de afdeling Financiën als (afhankelijk van de uitkomsten van de vergelijkingen mogelijk) andere afdelingen) en het benodigde budget voor het uitvoeren van het benchmarkonderzoek zijn op een goede wijze geborgd.

Planning / plan van aanpak
Het initiële onderzoek van Berenschot zal naar verwachting worden afgerond in de maand december 2021. In de maanden januari tot en met augustus 2022 zullen een of meerdere (mogelijk) interessante organisatieonderdelen/taken/processen nader worden onderzocht dan wel zal hiermee een aanvang zijn gemaakt. Hierbij zal een inhoudelijke analyse nodig zijn van de betreffende organisatieonderdelen/taken/processen met de te vergelijken gemeente(n). De uitkomsten van dit nader onderzoek zal naar verwachting afgerond zijn voor het opstellen van de Begroting 2023, dan wel (voor een deel) later afhankelijk van het aantal nader te onderzoeken organisatieonderdelen/taken/processen.

Middelen
Het initiële onderzoek in 2021 wordt, onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller, door het externe bureau Berenschot verricht. De kosten voor bovenstaande onderzoeken – de benchmark en de organisatiescan – worden gedekt uit de budgetten voor Concerncontrol en externe adviezen van de Directie. Voor het vervolgonderzoek zal, na besluitvorming over de uitkomsten van het initiële onderzoek en afhankelijk van het aantal nader te onderzoeken organisatieonderdelen/taken/processen, mogelijk nader budget worden gevraagd.

Voortgang april 2022
Met de uitkomsten van het onderzoek, uitgevoerd door Berenschot, wordt een “foto” gemaakt van de gehele organisatie en bepaalt daarmee de uitgangspositie; waar staat de organisatie op dit moment. Met de uitkomsten van de “foto”, wordt een vertrekpunt gemarkeerd voor prioritering van (eventuele) verdiepende onderzoeken naar de diverse organisatie¬onderdelen. Berenschot heeft in het eerste kwartaal 2022 het kwantitatieve deel van het benchmarkonderzoek afgerond. De uitvoering van het eerste deel van het onderzoek loopt vanwege zowel noodzakelijk gemaakte keuzes in prioritering als in het kader van gewenste verificatie van de eerste uitkomsten, achter op de oorspronkelijke planning. Na afronding van de organisatiescan (het kwalitatieve deel) kan het eindrapport worden opgesteld. Dit zal naar verwachting uiterlijk zijn bij het opstellen van de Begroting 2023. Het onderzoek naar (mogelijk) interessante organisatieonderdelen/taken/processen kan dit najaar aanvangen. U ontvangt het eindrapport.

 

2. Besparingsmogelijkheden onderwijshuisvesting 

Context
De gemeente Capelle heeft een Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs (SHO). Deze is in 2017 vastgesteld en wordt in het schooljaar 2021/2022 geactualiseerd. De uitwerking van het vastgestelde SHO vindt momenteel plaats. Er zijn drie projecten die nog in de aanvangsfase zitten.

  1. Nieuwbouw Meeuwensingel (beoogde oplevering 2025/2026);
  2. Nieuwbouw tweede fase Comenius College (beoogde oplevering 2028);
  3. Nieuwbouw Florabuurt (beoogde oplevering 2025/2026).

De eerste twee projecten zijn onvermijdelijk. Ze zijn al verder in de tijd uitgezet dan oorspronkelijk de bedoeling was. Verdere herfasering is gezien de verplichtingen en relatie met andere ontwikkelingen niet wenselijk.
Besluitvorming over project 3 dient nog plaats te vinden. Er is nog geen formele verplichting. Besluitvorming hierover vindt plaats in samenhang met gebiedsvisie Florabuurt. Fasering en uitwerking vindt plaats binnen de totale gebiedsvisie en zal ook verwerkt worden in het nieuwe SHO.
De gemeente heeft een verplichting tot het realiseren van adequate scholenbouw. In het nieuwe SHO zal een doorkijk zitten van 15 tot 20 jaar. Hierin zullen vermoedelijk, vanuit de gemeentelijke taak voor onderwijshuisvesting, te verwachten investeringen voor scholen uitkomen. Dit zijn extra lasten, geen bezuinigingen. De lasten kunnen wel gefaseerd worden in de tijd. Daarnaast zal worden gekeken naar slimme oplossingen, om bestaande huisvesting efficiënt in te zetten. In het SHO zal ook gekeken worden of er opties zijn om de tijdelijke huisvesting bij de Pieter Bas en De Horizon op termijn terug te brengen, wat een effectieve besparing (geen huurlasten meer) zou opleveren. Dit SHO wordt intern opgesteld en zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2022 door de gemeenteraad worden vastgesteld. 
Aanvullend kan en extern onderzoek worden gedaan naar de huisvesting van de onderwijslocatie De Fjord aan Poortmolen 121. Deze optie wordt hier beschreven.

Onderzoeksvraag
De organisatie Yulius heeft een onderwijslocatie De Fjord aan Poortmolen 121. Kan deze school voor speciaal voortgezet onderwijs goedkoper gehuisvest worden?
Yulius richt zich op kinder- en jeugdpsychiatrie in de regio Zuid Holland Zuid. Onderwijslocatie De Fjord biedt speciaal voortgezet onderwijs aan voor personen van 16 tot 22 jaar. Yulius huurt voor het geven van dit onderwijs een gebouw op het terrein van de BAVO/RNO. De huurvergoeding die Yulius hiervoor betaald wordt jaarlijks door de gemeente gecompenseerd en bedraagt per jaar circa € 120.000. Dit is fors voor het aantal vierkante meters. De vraag is of dit goedkoper kan. Bijvoorbeeld door een lagere huur op de bestaande locatie, een locatie met een lagere huur, dan wel investeringen in een bestaand of nieuw gebouw, waardoor de kapitaallasten per jaar aanzienlijk lager zijn dan de huurlasten.

Randvoorwaarden onderzoek
Er dient hierbij wel rekening gehouden te worden met wet- en regelgeving, onder meer uitgewerkt in de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Capelle aan den IJssel 2021. Daarnaast dient rekening gehouden te worden met de specifiek doelgroep. De noodzaak aan huisvesting voor deze doelgroep zal in beeld gebracht moeten worden in het onderzoek (een Programma van Eisen op hoofdlijne) en ook of er wensen zijn aan de omgeving waar deze huisvesting gevestigd is. Deze randvoorwaarden kunnen door een onafhankelijk bureau in beeld gebracht worden, waarna de afweging gemaakt kan worden of een goedkoper alternatief realistisch is.

Planning
Het onderzoek valt uiteen in vier fasen:
Fase 1: onderzoeksbureau selecteren (november / december 2021) - Afdeling Samenleving
Fase 2: onderzoek (laten) uitvoeren (januari / maart 2022) - Bureau
Fase 3: op basis van conclusies onderzoek de afweging maken of het vinden van een goedkopere realistische locatie aannemelijk is (april 2022) - Bureau/Afdeling Samenleving/Stadsontwikkeling
Fase 4: indien het antwoord op 3 ja is een project opstarten voor het zoeken naar een nieuwe locatie (mei / juni 2022) - Afdeling Samenleving/Stadsontwikkeling

Middelen
Inschatting kosten voor inhuur bureau: N25. 

Voortgang april 2022
Er hebben gesprekken plaatsgevonden met Yulius. Bij een bureau (Postmus) is gevraagd de prognoses, wet- en regelgeving in kaart te brengen, waarbij de noodzaak om deze functie in Capelle gehuisvest te houden in beeld wordt gebracht. Aan een ander bureau (Synarchis) is een offerte gevraagd voor een zeer globaal Programma van Eisen voor dit type onderwijs, om te duiden wat nodig is. De scheiding tussen de twee bureaus is gekozen vanwege de expertise verschillen en omdat het eerste bureau al prognoses heeft laten maken; dit scheelt in de kosten. De lasten passen binnen de begrote kosten. De planning is naar oplevering in het derde kwartaal geschoven en is nu als volgt:
Fase 1: gereed
Fase 2: onderzoek (laten) uitvoeren (mei – juli 2022) - Bureaus
Fase 3: op basis van de conclusies van het onderzoek de afweging maken of het vinden van een goedkopere realistische locatie aannemelijk is (juli 2022) - Bureau/Afdeling Samenleving/Stadsontwikkeling
Fase 4: indien het antwoord op 3 ja is een project opstarten voor het zoeken naar een nieuwe locatie (september 2022) - Afdeling Samenleving / Afdeling Stadsontwikkeling

 

3. Besparingsmogelijkheden subsidies

Context
De gemeente Capelle verstrekt jaarlijks een bedrag van ruim 8,5 miljoen aan subsidies aan organisaties die actief zijn op de gebieden sport, cultuur, recreatie, buurtwerk, ontmoetingsactiviteiten, peuteropvang, etc. Voor de diverse beleidsterreinen zijn er subsidieregelingen op basis waarvan organisaties (en in sommige gevallen ook natuurlijke personen) een subsidieaanvraag in kunnen dienen.
In de afgelopen jaren zijn er naar aanleiding van nieuw beleid diverse subsidieregelingen bij gekomen. De indruk bestaat dat er wellicht sprake is van overlap tussen subsidieregelingen (overlappende doelstellingen). Eventueel kunnen er ook regelingen komen te vervallen omdat beleid inmiddels is gewijzigd.

Onderzoeksvraag
Welke besparingsmogelijkheden zijn er met betrekking tot het verstrekken van subsidies?
Wij stellen voor om te (laten) onderzoeken of in de subsidieregelingen geen dubbelingen zitten c.q. de subsidieregelingen (nog) aansluiten bij het gewenste beleid. De uitkomst van dit onderzoek kan mogelijk een besparing opleveren op het bedrag dat jaarlijks verstrekt wordt aan subsidies. De besparing kan op z’n vroegst meegenomen worden bij de Meerjarenbegroting 2023. (Opgemerkt wordt dat een subsidie die al meer dan drie jaar door de gemeente verstrekt wordt niet ineens stopgezet kan worden, in zo’n geval is er altijd sprake van een afbouwregeling. Deze afbouw is geregeld in de Algemene wet bestuursrecht).

Randvoorwaarden onderzoek
De subsidies die de gemeente Capelle verstrekt, worden afgehandeld door de afdelingen Samenleving en BCO. De afdelingen hebben onvoldoende expertise en capaciteit in huis voor bovengenoemd onderzoek. Daarnaast is een onafhankelijke blik gewenst. Het voorstel is daarom om een bureau in te huren om het onderzoek uit te voeren. Voorwaarde is dat voor het inhuren van het bureau budget beschikbaar is. 
Vanuit de afdelingen moeten een adviseur van de staf, 1 a 2 beleidsadviseurs en de assistent beleidsadviseur subsidies bij het onderzoek betrokken zijn. Zij moeten hiervoor tijd inruimen in hun jaarplanning. De inschatting van de benodigde uren vindt plaats op basis van de onderzoeksaanpak van het geselecteerde bureau.

Planning
Het onderzoek valt uiteen in vijf fasen:
fase 1: Onderzoeksbureau selecteren (november / december 2021) - Afdeling Samenleving/afdeling Bestuursondersteuning
fase 2: Onderzoek (laten) uitvoeren (januari / februari 2022) - Bureau
fase 3: Op basis van conclusies onderzoek mogelijke besparingen selecteren (maart 2022) - Bureau/afdeling Samenleving/afdeling Bestuursondersteuning
fase 4: Stappenplan opstellen voor het doorvoeren van de besparingen (april / mei 2022) - Bureau
fase 5: Uitvoeren stappenplan (juni 2022- december 2022) - Afdeling Samenleving/afdeling Bestuursondersteuning

Middelen
Kosten voor inhuur bureau: N20.

Voortgang april 2022
Bureau BMC heeft begin april de conceptresultaten gepresenteerd van de onderzoeksopdracht. Hieruit komt naar voren dat er geen directe besparingsmogelijkheden zijn die voortvloeien uit het opheffen van dubbele subsidiëring van eenzelfde activiteit. In de basis zijn ook geen subsidies met een lage maatschappelijke waarde geconstateerd die direct gestopt kunnen worden zonder maatschappelijke of politieke consequenties. Wel constateert BMC enkele verbetermogelijkheden in het subsidieproces. In de maanden april en mei wordt verkend wat de mogelijkheden zijn voor het doorvoeren hiervan.

 

4. Exploitatiescan Deloitte

Context
In het kader van het objectiveren van het beeld van de financiële positie en dan met name de exploitatie van onze gemeente voert Deloitte de volgende analyses uit:

  • De baten en lasten per taakveld worden vergeleken met de clustersystematiek van het Gemeentefonds volgens de Begrotingsanalyse van het Ministerie van BZK (www.kennisopenbaarbestuur.nl).
  • Onze begroting 2021 wordt vergeleken met de voor haar geldende kengetallen IFLO (Inspectie Financiële Lagere Overheden) volgens de Begrotingsanalyse 2021 van het Ministerie van BZK. Alle gemeenten in Nederland worden door IFLO-inspecteurs ingedeeld in een cluster op basis van hun sociale structuurkenmerken en centrumfunctie. Hierdoor zijn de gegevens van onze gemeente vergelijkbaar met de gegevens van de IFLO-gemeenten uit hetzelfde cluster.
  • De baten en lasten per taakveld worden vergeleken met die van een aantal door ons opgegeven individuele gemeenten.
  • De baten en lasten worden vergeleken over een periode van vier jaar, waarbij twee jaar feitelijk gerealiseerde cijfers en twee jaar begrote cijfers.

De uitkomst van deze analyse is onder andere een beeld of en op welke gebieden onze gemeente een afwijkend kosten- en/of opbrengstenpatroon heeft. Dit beeld kan mogelijk richting geven aan de oplossingen om te komen tot een (verder) sluitende begroting 2024 en verder. 

Onderzoeksvraag
Op welke taakvelden geven de uitkomsten van de vergelijkingen - zowel vanuit de vergelijking van onze gemeente met het gemiddelde van de gemeenten in hetzelfde IFLO-cluster, als vanuit de een-op-een vergelijking met een aantal individuele gemeenten – aanleiding tot het gericht doen van vervolgonderzoek om te komen tot mogelijke (financiële) verbeteringen van onze begroting?

Randvoorwaarden onderzoek
De belangrijkste randvoorwaarden, te weten beschikbare capaciteit (van de concerncontroller, vanuit zowel de afdeling Financiën als (afhankelijk van de uitkomsten van de vergelijkingen mogelijk) andere afdelingen) en het benodigde budget voor het uitvoeren van het onderzoek zijn op een goede wijze geborgd.

Planning / plan van aanpak
Het onderzoek van Deloitte zal naar verwachting worden afgerond in de maand oktober 2021.
In de maanden november 2021 tot en met augustus 2022 zullen de (mogelijk) interessante taakvelden nader worden onderzocht. Hierbij zal een inhoudelijke analyse nodig zijn van de taakvelden met de te vergelijken gemeente(n). De uitkomsten van dit nader onderzoek zal naar verwachting afgerond zijn voor het opstellen van de Begroting 2023.

Middelen
N.v.t. 

Voortgang april 2022
Het onderzoek van Deloitte is afgerond. Verschillende opvallende afwijkingen zijn gesignaleerd tussen onze gemeente en gemeenten waarmee we vergeleken zijn. Voor een deel lijken er overeenkomsten te bestaan tussen de uitkomsten van het onderzoek van Deloitte (alle taakvelden, de gehele begroting van circa € 220 miljoen) en dat van Berenschot (clusters en overheadcategorieën, een deel van de begroting van circa € 90 miljoen). Getracht is daarom in de afgelopen periode, samen met Deloitte en Berenschot, om de overeenkomsten en verschillen te verklaren. Het is helaas niet mogelijk gebleken een zinvolle vergelijking te maken, gelet ook op de verschillende bases waarop beide onderzoeken zijn gebaseerd. Vandaar dat we dit onderzoek nu verder zullen afronden en onze conclusies met u zullen delen. Wij stellen voor de rapportage van Deloitte te laten presenteren aan uw Auditcommissie.

 

5. Heroverweging Projecten/Prioriteren

Context
Binnen de vele projecten die er spelen binnen de gemeente die nog niet gestart zijn in de uitvoering is een heroverweging mogelijk. Het gaat dan om projecten in de brede zin. Deze onderzoeksopdracht is opgesteld om te komen tot mogelijke heroverwegingen van projecten. Vragen die we daarbij stellen is of het project nog wel nodig is en of er andere (efficiëntere) keuzes gemaakt kunnen worden? Aan het college is geadviseerd dit onderzoek uit te voeren en de uitkomsten hiervan mee te nemen bij de Begroting 2023.

Onderzoeksvraag
Voor welke projecten in brede zin kunnen nog heroverwegingen gemaakt worden. Hierbij kijken we in brede zin naar projecten: het kan gaan om fysieke projecten, maar ook om maatschappelijke, sociale of bedrijfs- dan wel beleidsmatige projecten. 

Aanpak
Als eerste wordt per afdeling geïnventariseerd om welke projecten het gaat. Tegelijkertijd worden algemene criteria bepaald waarlangs de projecten beoordeeld kunnen worden. Het is de bedoeling om een overzichtelijke lijst met heldere beoordelingspunten op te stellen, waarmee eenvoudig getoetst kan worden of heroverweging dan wel temporisering mogelijk is. Daarnaast moeten de criteria er aan bijdragen om de gevolgen van de te maken keuze helder in beeld te krijgen.
In de tweede fase worden alle voorgelegde projecten getoetst aan de opgestelde criteria.
Dit leidt tot een overzichtslijst met de te heroverwegen of te temporiseren projecten met daarbij per project een advies of heroverweging en/of temporisering mogelijk is.
In de derde fase moeten gesprekken met alle betrokken stakeholders gevoerd worden, om de gevolgen van heroverweging ook met hen te bespreken. Deze fase wordt afgesloten met een definitief besluit over het stoppen of doorschuiven van het project.

Planning
Het onderzoek valt uiteen in drie fasen:
Fase 1: inventariseren projecten en opstellen criteria (april - mei 2022) 
Fase 2: beoordelen mogelijk te heroverwegen projecten (juni - juli 2022) 
Fase 3: afstemmen met stakeholders en eindconclusie opstellen (augustus 2022) 
Eerste voorzet criteria:

  • Verwachte uren inzet organisatie per afdeling;
  • Kosten en baten analyse financieel;
  • Bijdrage project aan kwaliteit van de stad;
  • Bijdrage project aan de kwaliteit van de organisatie;
  •  Wordt het project als wenselijk gezien vanuit de bevolking?;
  • Onderdeel collegedoelstellingen ja of nee.

Middelen
Op dit moment niet van toepassing. Afhankelijk van de uitkomsten van de eerste twee fases moet bezien worden of voor de verdere uitwerking en het overleg met stakeholders extra (externe) inzet nodig is. 

Voortgang april 2022
Eind februari 2022 is het traject van start gegaan. In die periode is het plan van aanpak besproken en de afstemming van het team en inventarisatie van de respondenten vastgesteld. 
Op dit moment bevindt het onderzoek zich in de inventarisatie fase en het opstellen van de criteria. In deze fase willen we overzicht krijgen van alle lopende projecten, programma’s en beleidsplannen die voor heroverweging in aanmerking kunnen komen. Binnen de organisatie wordt deze informatie verzameld en geïnventariseerd. Hierbij maken we gebruik van de kennis en ervaring van het management, waarbij het CMT de vorderingen volgt. We analyseren de ontvangen informatie over de projecten, programma’s en beleidsplannen, waarna indien nodig een verdiepingsslag volgt. Na de inventarisatie beoordelen we welke projecten te heroverwegen zijn. Tenslotte stemmen we dit af met de stakeholders en komen we tot een eindconclusie. 
We verwachten het eindrapport in augustus van dit jaar. De uitkomsten en adviezen kunnen dan worden betrokken bij de begrotingsbehandeling van 2023.

 

6. Jeugdhulp

Context
Capelle aan den IJssel wil de ondersteuning, zorg en hulp rondom haar opgroeiende jeugd dichtbij organiseren, zodat deze ondersteuning, zorg en hulp aan jeugdigen en gezinnen optimaal toegankelijk en bereikbaar is.
Om de jeugdhulp steviger in de basisstructuur te verankeren, is Capelle aan den IJssel uit het CJG Rijnmond gestapt. Capelle kent met een eigen Centrum voor Jeugd en Gezin een goede infrastructuur op lokaal niveau voor jeugdgezondheidszorg en laagdrempelige jeugdhulp. Het CJG kan tijdig (preventief) signalen opvangen en met lokale partijen een sluitend netwerk te vormen. Jeugdhulp wordt zo stevig lokaal in de basisinfrastructuur verankerd. Door de lokale aanpak wordt eerder ingegrepen, is meer maatwerk mogelijk en zal, op termijn, minder doorverwijzing naar (kostbare) specialistische zorg nodig zijn. Dit is een meerjarige opgave die naast nieuwe vormen van samenwerking, actieve sturing op kostenreductie en kostenbeheersing vraagt.
Om de lokale jeugdhulp nog meer te verstevigen, verschuiven een aantal regionale taken naar het CJG, zoals onderdelen van de percelen D en E én drang. 

Onderzoeksvraag
Capelle streeft ernaar om de inkomsten en uitgaven met elkaar in overeenstemming te brengen. Die wens speelt landelijk en wordt ook gedeeld door andere gemeenten en het rijk. Rijk en gemeenten gaan op korte termijn afspraken maken over een Hervormingsagenda. De Hervormingsagenda moet ertoe leiden dat het jeugdstelsel op den duur beter gaat werken en financieel houdbaar wordt.
Welke mogelijkheden zijn er om, met behoud van de huidige kwaliteit van de jeugdgezondheidszorg en jeugdhulp, ondersteuning en hulp te bieden aan de jeugdigen en gezinnen die dat nodig hebben, de uitgaven aan de jeugdgezondheidszorg en jeugdhulp te reduceren, stabiel te krijgen en te houden?
Hierbij wordt in ieder geval onderzoek gedaan naar:

  1. Hoe kunnen we de maatregelen uit Hervormingsagenda, met bijbehorende budgettaire opbrengsten en in nauwe samenwerking met het CJG en de GRJR, lokaal vertalen en implementeren?
  2. Welke mogelijkheden heeft de gemeente om met een herziende DVO de lokale basis te verstevigen, uit te breiden en meer grip te krijgen op het zorgverbruik die vanuit het CJG wordt geleverd (denk bv aan het bevorderen van de uitstroom bij (lichte) ambulante jeugdhulp)? Welk bekostigingsmodel, welke contractvorm, welke sturing en contractmanagement zijn nodig?
  3. Welke mogelijkheden zijn er om de invoering van POH-ers jeugd bij huisartsenpraktijken te versnellen? Inzet van POH-ers jeugd kan leiden tot besparingen en dat wordt met name veroorzaakt door een substitutie-effect: de POH jeugd kan lichte hulp verlenen en daarmee een verwijzing voorkomen. De maatregel heeft een positief effect op ervaringen van kinderen, jongeren en ouders, en kan helpen bij normaliseren. Voor deze maatregel zijn ia de gemeente wel afhankelijk van de bereidheid van de huisartsen om hieraan mee te werken.
  4. Wat zijn de opbrengsten van de inzet van een toezichthouder jeugd op korte en op lange termijn?

Randvoorwaarden onderzoek
Een eerste stap is om de onderzoeksvragen verder uit te werken en te prioriteren aan de hand van de volgende afwegingen:

  • bijdrage aan de kwaliteit van de jeugdhulp en/of jeugdgezondheidszorg;
  • verwachte opbrengsten;
  • benodigde capaciteit ambtelijk en/of van partners;
  • Voldoende beschikbare ambtelijke capaciteit;
  • Medewerking en inzet van GRJR, CJG, huisartsen;
  • Aanstelling van een toezichthouder jeugd.

Planning
Het onderzoek valt uiteen in drie fasen:
Fase 1: plan van aanpak opstellen met keuzes, prioritering (waar zetten we op in?) en randvoorwaarden regelen (gereed december 2022);
Fase 2: onderzoek naar maatregelen (januari – juni 2022);
Fase 3: selectie maatregelen en opstellen plan van aanpak uitvoering (juli september 2022).

Middelen
Inhuur extra ambtelijke capaciteit 2 dagen per week periode januari- september 2022: N125. 

Voortgang april 2022
Hoewel landelijk de gesprekken over de Hervormingsagenda zijn gestaakt, is in regionaal verband door gegaan met het uitwerken van de onderwerpen uit de Hervormingsagenda. In april 2022 worden de opbrengsten van deze werkgroepen verwacht en kunnen deze gebruikt worden voor de lokale uitwerking zoals is beoogd bij de vraagstelling onder deelvraag 1.
Het CJG Capelle zet in een tweetal huisartsenpraktijken een POH-jeugd in. Met de koepel van Capelse huisartsen wordt gesproken over de randvoorwaarden om de inzet van een POH-er Jeugd mogelijk te maken. Voor de beantwoording van deelvraag 3 wordt met CJG Capelle afgestemd om data te verkrijgen, die inzicht kunnen verschaffen in een financiële opbrengst van de inzet van de POH-Jeugd.
Er is een rapport verschenen over de kosten en opbrengsten van toezicht bij de Wmo: “Gemeenten zoeken daarom naar een goede mix van toezicht en handhaving, die ruimte laat voor innovatie en voor de professional, betaalbaar is en binnen die kaders de grootst mogelijke opbrengst levert in termen van kwaliteit, rechtmatigheid en besparingen. Deze op de praktijk gebaseerde verkenning is bedoeld ter inspiratie.” Hoewel dit rapport over de Wmo gaat, zitten er goede aanknopingspunten in om dit rapport te gebruiken bij de beantwoording van deelvraag 4.
Verder zijn er gesprekken gevoerd met bureaus, ter ondersteuning van de beantwoording van de onderzoeksvraag en de deelvragen.

 

7. Extra opbrengsten Kabels & Leidingen

Context
De afdeling Stadsbeheer (SB) is verantwoordelijk voor het beheer, toezicht en de handhaving van de leefbaarheid in de openbare ruimte. Hieronder vallen ook de afstemming en instemming van werkzaamheden ten aanzien van kabels en leidingen (K&L) waarvoor momenteel een instemmings-besluit wordt afgegeven. Hieraan zijn kosten verbonden die bij de netbeheerders in rekening worden gebracht.
Begin dit jaar is de nieuwe Algemene Verordening Ondergrondse Infra (AVOI 2021) vastgesteld, waarin naast een instemmingsbesluit ook voor bepaalde netbeheerders een vergunning kan worden afgegeven. Dit wordt momenteel nog verder uitgewerkt. Voor het afgeven van een vergunning kosten in rekening gebracht bij de netbeheerders. Deze vielen in de afgelopen periode hoger uit dan begroot.
In de afgelopen periode is dan ook de kans waargenomen om de hogere opbrengsten ten aanzien van kabels en leidingen (K&L) binnen de afdeling SB te continueren. Mede door een verwachte toename van het aantal grondroeringen (denk hierbij aan de uitrol van 5G, FTTH en de energie- en warmtetransitie). Dit vraagt echter aanvullend onderzoek omdat hier regels voor gelden.

Onderzoeksvraag
Op welke manier kan de nieuwe AVOI 2021 ertoe bijdragen de opbrengsten ten aanzien van K&L binnen de afdeling Stadbeheer te continueren, waarbij er wel aan de regelgeving hiervoor wordt voldaan?

Randvoorwaarden onderzoek
Twee belangrijke randvoorwaarden bij dit onderzoek zijn:

  • dat er een financieel medewerker bij dit onderzoek wordt betrokken die op de hoogte is van de financiële stromen ten aanzien van K&L binnen de afdeling SB;
  • dat er een K&L-specialist bij dit onderzoek wordt betrokken die op de hoogte is van de hiervoor geldende regelgeving en het interne K&L-proces bij de afdeling SB.

Planning / plan van aanpak
Na akkoord zal de eerste stap bestaan uit het in detail inzichtelijk maken van de financiële stromen ten aanzien van de instemmingsbesluiten ten aanzien van K&L binnen de afdeling SB. Dit kan in de maand oktober 2021 worden opgepakt. In de maanden november en december 2021 kunnen de uitkomsten hiervan in relatie tot de K&L-werkzaamheden binnen de afdeling SB worden geanalyseerd. In de maanden januari en februari 2022 kunnen op basis hiervan voorstellen om de opbrengsten te kunnen verhogen worden uitgewerkt, waarna in maart 2022 een eindrapportage kan worden opgesteld en als input kan dienen voor de afwegingen bij de voor- en najaarsnota 2022. 

Middelen
De benodigde middelen voor dit onderzoek zijn:

  • Inzet financieel medewerker;
  • Inzet K&L-specialist.

In totaal geraamd op N20.

Voortgang april 2022
De structurele toename van de opbrengsten ten aanzien van K&L wordt grotendeels veroorzaakt door de toename van de K&L-werkzaamheden. Hieruit komt naar voren dat er geen directe besparingsmogelijkheden zijn die voortvloeien uit de toename. Dit wordt beïnvloed door de benodigde capaciteit.  
Het onderzoek heeft wel geleid dat de legeskosten (kosten die de gemeente maakt vanwege de beoordeling en goedkeuring van K&L-werkzaamheden waar een vergunning of instemmingsbesluit voor nodig is) nader zijn beschouwd. Deze lijken vooralsnog relatief een stuk lager te liggen dan in buurgemeenten en daarom is het advies de opbouw van deze (interne) kosten nader te onderzoeken. Indien deze namelijk hoger zijn dan nu wordt aangenomen, dan zouden deze ook kunnen worden verhoogd. Hiermee zouden de opbrengsten ten aanzien van K&L binnen de afdeling Stadbeheer dan ook kunnen worden verhoogd, waarmee de structurele versterking van het K&L-team ook (gedeeltelijk) kostendekkend zou kunnen worden doorgevoerd. Het vervolgonderzoek zal naar verwachting 3e kwartaal 2022 worden afgerond.

 

8. Stofkam

Context
De begroting bevat jaarlijks zo’n € 220 mln. aan lasten en baten. Dit bedrag is verdeeld over ruim 500 kostenplaatsen en nog is verder gespecificeerd door het gebruik van kostensoorten. In de variant kostenplaats/kostensoort is de verdeling van de begroting over ruim 1.800 unieke combinaties verdeeld. Vanuit de analyse van de jaarrekeningen 2017 tot en met 2020 zijn of worden de terugkerende grotere verschillen reeds meegenomen in de P&C-cyclus. Daarnaast zijn er ook jaarlijks kleinere over- en onderschrijdingen binnen de begroting. Door de beperkte omvang van deze verschillen kunnen deze wegvallen in het grotere geheel, maar maken mogelijk wel een substantieel deel uit van het resultaat van de jaarrekening. In de voorbije jaren is ook gebleken dat het jaarrekeningsaldo stelselmatig positiever is dan het geprognosticeerd resultaat bij de najaarsnota. Om deze reden is het ook goed om periodiek onderzoek te doen naar de budgetuitputting op detailniveau, zodat de begroting een realistisch beeld geeft van de werkelijk te verwachten lasten en baten. Hiermee kan ook voorkomen worden dat bezuinigingen moeten worden doorgevoerd die achteraf niet nodig bleken te zijn.

Onderzoeksvraag
Op welke combinatie van kostenplaats/kostensoort is in de voorbije 4 jaar structureel of incidenteel een afwijking geweest groter dan € 5.000 welke verwerkt dient te worden in de meerjarenraming?

Randvoorwaarden onderzoek
De belangrijkste randvoorwaarde is de beschikbare capaciteit binnen zowel de afdeling Financiën als binnen de vakafdelingen.

Planning / plan van aanpak
Allereerst zal een cijfermatige detailanalyse gemaakt moeten worden. Deze analyse zal in de zomer van 2021 worden opgesteld door de afdeling Financiën. In de maanden september 2021 tot en met maart 2022 zullen er, op basis van deze analyse, gesprekken plaats vinden met iedere budgethouder en zal de analyse geduid worden. In de maanden april en mei 2022 zal een eindrapportage opgesteld worden welke allereerst gespiegeld zal worden aan de conceptresultaten uit de jaarrekening 2021 en daarna als input kan dienen voor de afwegingen bij de Begroting 2023.

Middelen
Procesbegeleiding: N25. 

Voortgang april 2022
In de afgelopen periode is gestart met het opstellen van een “verwonderlijst”. Dat wil zeggen dat er regel voor regel beoordeeld is, op basis van de begroting en de realisatie van de afgelopen 3 jaar, waar er sprake is van een “verwondering”. Daarbij moet gedacht worden aan dat er structureel meer begroot wordt dan gerealiseerd of vice versa. Uiteraard zijn deze dan interessant voor de stofkam analyse. “Verwonderlijst” refereert eigenlijk naar het feit dat de post interessant zou kunnen zijn voor de stofkam, maar dat er nog geen waardeoordeel aan geplakt kan worden. Daarnaast is er ook gekeken naar bijkomende “verwonderpunten” die niet direct een gevolg hebben voor de stofkam, maar wel kunnen bijdragen aan een betere begroting. Het gaat dan bijvoorbeeld om posten die gerealiseerd worden op een andere economische categorie dan waar ze op begroot zijn. Binnen de afdeling Financiën is deze lijst nu besproken met de betreffende financieel adviseurs. De vervolgstap die in de komende periode gemaakt gaat worden is de bespreking met de budgethouders. Na de bespreking met de budgethouders zal een eindrapport worden opgesteld met conclusies. 

 

9. Vastgoed

Context
We bezitten en verhuren verschillende vastgoed panden. In de gemeentelijke begroting wordt op diverse plekken geld uitgegeven voor de instandhouding en het gebruik van vastgoed. Door te onderzoeken of we efficiënter kunnen omgaan met het vastgoed binnen gemeente, kunnen we mogelijk een besparing realiseren. Dit kan bijvoorbeeld door het ophogen van tarieven van verhuur (waar mogelijk en gewenst) of bijeenkomsten van de gemeente in gemeentelijke vastgoed houden, maar ook minder panden te huren panden of juist gezamenlijk gebruik te stimuleren.

Onderzoeksvraag
Realiseer een besparing van minimaal V120 in 2024 en V320 vanaf 2025 op vastgoed en facilitaire kosten, kijk hierbij met nadruk ook naar het samenvoegen van het werkplein in het gemeentehuis en het inrichten van Maria Daneelserf als zaal- en verhuurcentrum.

Randvoorwaarden onderzoek
Ga het gesprek aan met partners die gebruik maken van ons vastgoed en/of onderzoek of we op de begroting kunnen besparen op huisvestingskosten (gerelateerde). We sluiten hierbij aan op het Meerjarenperspectief Vastgoed (MPV) “Verder bouwen aan onze Maatschappelijke Voorzieningen”. Hierin is aan de hand van vier uitgangspunten ons beleid vormgegeven:

  1. Vastgoed ten dienste van Capelle;
  2. Financieel gezond vastgoed;
  3. Toekomstbestendig vastgoed;
  4. Goed georganiseerd vastgoed.

Vanuit deze uitgangspunten zijn in het MPV maatregelen benoemd om te komen tot optimalisatie van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Deze onderzoeksopdracht kan daar (gedeeltelijk) invulling aangeven:

  • Synergievoordeel via samenwerking; het sturen op multifunctioneel gebruik en het optimaliseren van het gebruik van onze eigen accommodaties;
  • Optimalisatie vastgoedportefeuille via: 
    • Verbetermogelijkheden exploitatie bij enkele reeds in oog springende panden te onderzoeken
    • Toekomstperspectief, met als alternatief dispositie, bij een enkel pand te verkennen.
    • Efficiënter gebruik door het aantal m2 terug te brengen;

De gemeente ziet haar vastgoed als middel om beleidsdoelen te realiseren. Vastgoed hebben is geen doel op zich. We bekijken of het vastgoed en het gebruik voldoende bij het doel past. Anders gezegd is er evenwicht in de vraag en het aanbod. We moeten ons realiseren dat het soms noodzakelijk kan zijn eerst te investeren in bestaande huisvesting voordat een besparing te realiseren is. Het is niet wenselijk om huren te verhogen die via een verhoging van subsidie niet leiden tot een daadwerkelijk besparing.

Planning / plan van aanpak
Onderzoek het gebruik van vastgoed en of alternatieve/ gecombineerde huisvesting mogelijk is. Dit binnen de eigen en gelieerde organisaties die een effect op de begroting van de gemeente hebben. Realiseer in 2024 V120 en vanaf 2025 V320 structureel.
Mutaties in vastgoed hebben vaak een lange tijdshorizon. Veelal zitten en (ver)huur contracten op vastgoed en moet er gezocht worden naar alternatieven en zitten er afhankelijkheden in. De projectgroep strategische huisvesting is reeds gestart en zal in 2022 met een concreet voorstel komen aangaande de lange termijnhuisvesting qua werkplekvisie van de gemeente. 
Borg de afspraken in de ter herijken kaderdocumenten van Vastgoed.

Middelen
Vooralsnog geen aanvullende middelen nodig.

Voortgang april 2022

  • Integratie werkplein in gemeentehuis:
    Vorig jaar is de visie op het werkplekconcept van de toekomst vastgesteld door de stuurgroep. In deze visie is aangegeven dat om tot een gezamenlijk ontwerp te komen van het werkplein geïntegreerd in het gemeentehuis het belangrijk om alle medewerkers te betrekken bij dit ontwerp en hierbij geïnvesteerd moet worden in kennis over de mogelijkheden. Alle medewerkers van het werkplein en medewerkers met contacten in de publiekshal volgen op dit moment een kennissessie waarbij direct input wordt opgehaald. We verwachten in de zomer ’22 een voorstel te doen aan de stuurgroep over de integratie van het werkplein in het gemeentehuis.  
  • Onderzoek Maria Daneelserf 20:
    Het onderzoek naar de toekomstvisie op Maria Daneelserf 20 is gestart, met daarbij het doel om te komen tot de te realiseren taakstelling op het wijkcentrum. We betrekken het onderzoek niet alleen op het wijkcentrum, maar kijken naar alle (mogelijke toekomstige) ontwikkelingen in wijk Schollevaar en komen met een vastgoedplan voor wijk Schollevaar, waaruit een advies moet komen hoe we de te realiseren taakstelling minimaal kunnen behalen.

 

10. Wmo

Context
Net als bijna alle Nederlandse gemeenten heeft Capelle aan den IJssel te maken met sterk stijgende uitgaven voor de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo). Er wordt een groter beroep gedaan op de Wmo als gevolg van de toenemende vergrijzing van onze bevolking en vanwege de afbouw van intramurale zorgvoorzieningen. Daarnaast zorgen de invoering van het abonnementstarief en de AmvB Reële Tarieven voor een toename in het gebruik van voorzieningen en een stijging van de kosten van die voorzieningen. (Vanuit het rijk wordt vooralsnog onvoldoende compensatie voor deze toenemende kosten aan gemeenten beschikbaar gesteld)
Het is van belang dat ieder inwoner van Capelle die dat nodig heeft, passende ondersteuning ontvangt. (Dat is en blijft vanzelfsprekend voorop staan). Desalniettemin is het van belang dat de stijgende kosten van de Wmo zoveel mogelijk beheerst worden om de gemeentelijke begroting niet verder onder druk te zetten.

Onderzoeksvraag
Voorgesteld wordt om met ondersteuning van een extern bureau te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de inwoners passend te blijven ondersteunen en tegelijkertijd de (stijging van de) uitgaven van de Wmo verder te beheersen en waar mogelijk terug te brengen. Ook als dat betekent dat de randen van de wet moeten worden opgezocht.
In ieder geval zal onderzoek gedaan worden naar:

  1. Het omzetten van maatwerkvoorzieningen naar voorliggende algemene voorzieningen en /of het creëren van nieuwe voorliggende algemene voorzieningen. Dit heeft al langere tijd de aandacht en we willen hier een verdere verdieping in aanbrengen. Doel hiervan is dat minder aanspraak gemaakt wordt op Wmo- maatwerkvoorzieningen. Hierbij kan gedacht worden aan het instellen van was- en strijkservice, een open inloop voor dementie/subsidieverstrekking i.p.v. verstrekking maatwerkvoorzieningen en mogelijk ook het creëren van een algemene voorziening voor huishoudelijke hulp;
  2. Het eventueel anders inkopen van maatwerkvoorzieningen in combinatie met voorliggende voorzieningen (bijvoorbeeld met een taakgerichte opdracht en populatiebekostiging) waardoor voor aanbieders een natuurlijke prikkel ontstaat om niet nodeloos zwaardere vormen van ondersteuning in te zetten en de kosten te beheersen;
  3. Het efficiënter inzetten van vervoersvoorzieningen bijvoorbeeld door: 
    1. Maximeren aantal ritten collectief aanvullend vervoer (vervoersbehoefte vaststellen in frequentie per jaar + 10%);
    2. Instellen van opstapplaatsen bij gebruik leerlingenvervoer (niet afhalen bij eigen woning), dit is mogelijk wel een gevoelige maatregel;
    3. Invoeren eigen bijdrage op woonvoorzieningen, woningaanpassingen, vervoersvoorzieningen;
    4. Algemeen gebruikelijk stellen (niet meer indiceren) van losse douchestoel tot 130 kilogram (nu reeds tot 100 kg) en losse toiletstoel (zelf aan te schaffen in reguliere handel door cliënt);
    5. Wat zijn de opbrengsten van de inzet van een toezichthouder rechtmatigheid WMO op de korte en op lange termijn?

Planning
Het onderzoek valt uiteen in twee fasen:
Fase 1: onderzoek naar en inventarisatie van beheersingsmaatregelen (oktober 2021 – februari 2022)
Fase 2: selectie maatregelen pakket en opstellen plan van aanpak (februari 2022- mei 2022)

Middelen
N50 (extern onderzoek) en N75 (projectleiding opstellen plan van aanpak). 

Voortgang april 2022
Berenschot is momenteel interviews aan het afnemen. Ze spreken hiervoor met diverse functiegroepen. Het eindrapport wordt eind mei/begin juni opgeleverd.