Paragraaf Bedrijfsvoering

In Capelle besteedt de gemeente de haar toevertrouwde middelen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en zorgen wij dat de gemeente transparant is. Een betrouwbare partner voor de burgers en ondernemers. Voorwaarde hiervoor is een goede bedrijfsvoering (afgemeten aan prestaties en resultaten), een belangrijke factor voor het imago van de gemeente. Een onderwerp dat daarom hoog op de gemeentelijke agenda staat.

De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens van de gemeentelijke bedrijfsvoering. Hiermee worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit onze programma's te realiseren. Veel bedrijfsvoeringsprocessen worden door de afdelingen Financien, Bestuur- en Concernondersteuning en Facilitaire Diensten verricht. Deze afdelingen zijn echter meer dan ondersteunend. Ze geven invulling aan onze taken door de doelen die de gemeente voorstaat dichterbij te brengen. Ze zijn een kritische sparringpartner voor de beleidsafdelingen. Ze creëren de omstandigheden of leven hier een bijdrage aan om Capelle beter, mooier te maken vanuit de (wettelijke) taken waar we voor staan en de doelen die de organisatie nastreeft.

Sinds 2004 is de organisatie opgebouwd volgens het directie-afdelingenmodel. De directie is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en beschikt over een ruim mandaat om te beslissen over de bedrijfsvoering. De organisatie telt zeven afdelingen.

De afdelingshoofden beheren de middelen die nodig zijn om hun afdelingsplanningen te realiseren, zijn leidend in de beleidsvorming voor wat betreft de producten van hun afdelingen en zijn de eerste adviseur van de portefeuillehouder.

Afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor de behaalde resultaten en leggen op een transparante wijze verantwoording af. De directie ondersteunt de afdelingshoofden in hun rol, stimuleert samenwerking tussen afdelingen, bewaakt de verdeling van schaarse middelen over de afdelingen en stuurt op kwaliteit, tijdigheid en consistentie van besluitvorming.

Begin 2021 start een nieuwe gemeentesecretaris die Anne de Baat zal opvolgen. Het college heeft daarnaast in september 2020 besloten om vanaf 2021 een éénhoofdige directie in te stellen.

In Capelle is de ambitie om de gemeentelijke organisatie wendbaar in te richten en te organiseren. In 2021 zijn we begonnen met het project Toekomstgericht Organiseren. In 2021 krijgt dit een vervolg met meer concrete acties zoals het uitwerken van onze leiderschaps- en sturingsprincipes, rollen en verantwoordelijkheden.

In Capelle gaan we samen in vertrouwen op weg! Dat is de ambitie van onze organisatie die in 2018 is vastgesteld (zie ook: www.ambitiecapelle.nl). In 2019/2020 heeft de ambtelijke organisatie via het project Toekomst gericht organiseren (TGO) ingezet op drie thema’s waarlangs we onze ambitie willen helpen realiseren: basis op orde, leiderschap en wendbaar organiseren.

De projectorganisatie heeft 10 borgingsadviezen en aanbevelingen opgesteld die we in de loop van 2020 hebben opgepakt en die in 2021 verder worden uitgewerkt. In 2021 gaan we in ieder geval aan de slag met het toepassen/verder uitwerken van:

• het Management Development programma voor alle (toekomstig) leidinggevenden;
• het Leiderschapsmodel en persoonlijk leiderschapsmodel met de daarbij behorende competenties dat als kompas geldt voor het gedrag van leidinggevenden en medewerkers;
• de organisatiewaarden die voor alle medewerkers helderheid geven over wat er ten grondslag moet liggen aan dagelijkse gedragskeuzes van iedereen in de organisatie;
• het Talentprogramma om nieuw talent te werven, al onze huidige talenten te zien en ook te behouden.

Momenteel is wetgeving in voorbereiding om per 2021 niet meer de accountant een rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening te laten afgeven maar het college. De accountant beperkt zich dan tot de getrouwheid van de cijfers in de jaarrekening en de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring van het college. Er vallen drie criteria onder de Rechtmatigheidsverantwoording: het begrotingscriterium, het Voorwaardencriterium en het M&O-criterium. De overige zes criteria vallen onder de getrouwheid en rechtmatigheid, maar hoeven niet verantwoord te worden in de Rechtmatigheidsverantwoording.

De tekst van de verklaring is in januari 2020 al gepubliceerd door de commissie BBV (Besluit Begroten en Verantwoorden) en de commissie Bado (bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden) heeft al een notitie met invulling uitgebracht. Het college zal een rechtmatigheidsverklaring opnemen in het jaarverslag 2021. De doelstelling van de wetgeving is het gesprek tussen college en raad over de beheersing te laten voeren in plaats van raad met accountant. Het college zal eind dit jaar/begin volgend jaar met een voorstel naar de raad komen over het % (tussen 0 en 3% fouten en onduidelijkheden) en ook over hoe het college zal rapporteren aan de raad in de paragraaf bedrijfsvoering (welke fouten vermelden, welke acties en maatregelen ondernomen etc). In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening 2021 zal dit dan voor het eerst worden ingevuld. Uw bent als raad door de accountant over deze wijzigingen geïnformeerd op 8 september 2020.

Vanaf maart 2020 heeft het corona-virus een groot deel van de wereld in zijn greep. Ook Capelle is geconfronteerd met de impact van deze crisis. De burgemeester heeft in 2020 de raad op diverse momenten en op hoofdlijnen geïnformeerd over de impact daarvan op de gemeentelijke organisatie en dienstverlening. Bij het opstellen van de begroting zijn er echter nog steeds veel onduidelijkheden over aard en omvang van de coronacrisis en de (financiële) impact en betekenis daarvan op onze gemeentelijke organisatie en dienstverlening voor Capelle in 2021. Ten aanzien van onze organisatie verwachten wij dat de werkzaamheden tot de zomer van 2021 zoveel als mogelijk via telewerken zullen worden verricht en dat we onze overleggen zoveel mogelijk digitaal doen. Dit heeft gevolgen voor de voorzieningen die nodig zijn om onze medewerkers goed, veilig en gezond hun werk te laten doen. Met consequenties voor de aard en wijze waarop we onze huisvesting gebruiken en de voorzieningen die we daar normaliter hebben voor onze medewerkers en bezoekers (denk bijvoorbeeld aan het vergaderzalencomplex, het bedrijfsrestaurant). Naast de keuze om vooral vanuit huis te werken is ervoor gekozen om de gemeentewerf en het gemeentehuis aan te passen zodat de collega’s die vanwege specifieke werkzaamheden op kantoor moeten werken, dat veilig kunnen doen. Dat betekent dat in 2021 naar verwachting circa 1/3 van de aanwezige werkplekken beschikbaar is. Dat geldt eveneens voor de capaciteit van de vergaderfaciliteiten. De exacte financiële consequenties van de corona-crisis verwachten we te kunnen opnemen in de Voorjaarsnota van 2021.

Dienstverleningsconcept
De uitwerking van onze ambitie heeft in 2020 geleid tot een dienstverleningsconcept. Wij willen bereikbaar zijn voor alle Capellenaren en mensen die hier werken, ondernemen en recreëren. Dát is onze ambitie. Door het bieden van passende en vernieuwende dienstverlening, waarbij altijd oog is voor de menselijke maat, maken we samen met de stad en met elkaar het verschil in Capelle. In 2021 willen we aan de hand van de volgende bouwstenen onze dienstverlenings-ambitie verder ontwikkelen.

1. Bereikbaar: Onze dienstverlening is voor iedereen toegankelijk, bij voorkeur tijd- en plaats-ongebonden. We zijn zichtbaar en vindbaar en Capellenaren kunnen, via de kanalen die zij het liefst gebruiken, zaken met ons doen.
2. Met oog voor de menselijke maat: Ons klantcontact is attent, oplossingsgericht en we kijken altijd naar wat wél kan. We communiceren in duidelijke en begrijpelijke taal en gaan integer om met de gegevens van onze klanten.
3. Vernieuwend: We maken optimaal gebruik van nieuwe en bestaande technologische mogelijkheden, werken data gedreven, spelen proactief in op trends en hebben ruimte voor experimenteren door onze flexibele werkprocessen.
4. In samenwerking: We werken vanuit gedeeld eigenaarschap samen met elkaar en samen met de Capellenaren. Goede dienstverlening is een verantwoordelijkheid van ons allemaal.

Binnen Facilitaire Dienstverlening zijn ontwikkelopgaven geformuleerd. Eén daarvan is passende en vernieuwende dienstverlening. Uitgangspunt hierbij is dat zowel de politieke als de ambtelijke organisatie optimaal wordt gefaciliteerd in zijn rol. De beleidscyclus willen we hierbij effectief en efficiënt, maar bovenal betekenisvol invullen. Innovaties geven we een plek, zodat we experimenteren ten behoeve van verbeterde en vernieuwende dienstverlening indien passend door kunnen voeren.

Automatisering en ICT-voorzieningen
De gemeente betrekt haar ICT-voorzieningen van de GR IJsselgemeenten. In 2020 is een (tijdelijke) programmamanager aangesteld die regie voert en de wensen van de organisatie verzamelt en op de juiste manier aan GR IJsselgemeenten ICT voorlegt. In 2021 wil Capelle haar opdrachtgeverrol voor wat betreft ICT richting de GR verder versterken en door ontwikkelen.

Onze telefooncentrale is aan vervanging toe. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft met Atos de “Raamovereenkomst VNG-Atos Gemeentelijke Telecommunicatie Connect” afgesloten. Wij zijn deelnemer aan deze overeenkomst. Naar verwachting zal onze telefooncentrale eind 2021 worden vervangen. Dat geldt eveneens voor onze computerfaciliteiten. De huidige Thin Clients (Computers die toegang geven tot kantoor automatisering, lees: VDI-kastjes) van GR IJsselgemeenten zijn grotendeels voor de start van de GR aangeschaft. De Thin Clients zijn zowel technisch als economisch afgeschreven. Via de GR werken we aan een businesscase zodat er een aanbesteding kan worden gedaan om in de loop van 2021 de huidige VDI-kastjes te vervangen.

Door ontwikkelen Datalab
De digitale transformatie laat zien dat we steeds meer data van onze eigen organisatie delen met die van anderen. Intern, maar ook extern. De informatievoorziening van onze eigen organisatie staat steeds meer in verband of raakt zelfs vervlochten met die van onze externe partners.
We zien hier dat dit onderwerp niet één enkel organisatie onderdeel raakt, maar dat meerdere afdelingen, units en medewerkers er mee te maken hebben. De data zijn op diverse plekken en momenten van waarde. Zowel vanwege het inzicht dat de data oplevert, als vanwege het feit dat we data van derden kunnen hergebruiken en hier dus geen extra kosten voor hoeven te maken.

In 2021 werken we daarom verder aan het opbouwen en het vullen van een ‘Datavijver’. Dat doen we vanuit een ‘Data Lab’ waarin medewerkers vanuit verschillende onderdelen van de organisatie samen werken aan dit gemeenschappelijke doel. Zo zijn ook enkele ICT experts van de GR IJsselgemeenten actief binnen het Data Lab.

Integriteit – we zijn een betrouwbare partner voor de burgers en ondernemers
Wij zijn een betrouwbare, integere gemeentelijke organisatie, waar sprake is van een veilige werkomgeving met voldoende aandacht voor de bevordering van het integriteitsbewustzijn en voor voldoende ruimte om in een open cultuur dilemma’s en risico’s te bespreken. Onze ambitie is dat integriteit in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk onderdeel uitmaakt van de professionaliteit van alle ambtenaren, bestuurders en politieke ambtsdragers. Wij houden nadrukkelijk oog voor de rol van de overheid die toeziet op het naleven van wet- en regelgeving.

Openbaarheid van bestuur
Voor het vertrouwen van burgers en bedrijven is het belangrijk om betrouwbaar en transparant te zijn over besluitvorming, en de onderliggende afwegingen voor iedereen inzichtelijk en begrijpelijk zijn. Openheid over besluitvorming en het beschikbaar stellen van data maakt het voor de Capellenaar mogelijk om mee te kunnen doen, mee te beslissen en mee te praten en daarmee het draagvlak in de samenleving vergroten. De invoering van de aanstaande Wet open overheid (Woo) zal daaraan een grote bijdrage leveren. Door actief informatie open te stellen in plaats van passief, op verzoek, wordt het voor burgers en bedrijven makkelijker om inzicht te krijgen in gemeentelijke processen.

Privacy
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dat de gemeente aantoonbaar aan de nieuwe wet voldoet (compliancy). Dit vergt organisatie breed een continue ‘privacy awareness’ die wordt bevorderd door het organisatie breed aanbieden van workshops ‘privacy awareness’. Waar nodig worden beheers¬maatregelen getroffen om gegevens¬verwerkingsrisico’s te beheersen; zeker op de meest privacygevoelige werkvelden, zoals binnen het sociaal domein en openbare orde en veiligheid, maar ook op de andere gemeentelijke werkvelden.

Inkoop en aanbestedingen
De inkoopuitgaven van de gemeente beslaan een substantieel deel van de gemeentelijke begroting. Daarmee vormt inkoop een belangrijk sturingsinstrument om gemeentelijke maatschappelijke doelen te realiseren, onder andere via het instrument van de social return. Uiteraard willen we zo doelmatig mogelijk inkopen en houden we ons aan de (Europese) aanbestedingswetgeving.