Impact Corona:
Impact bedrijfsvoering
De coronacrisis heeft ook enorme impact op de gehele bedrijfsvoering van de gemeente. Alles wat voorheen fysiek gebeurde, moet nu of digitaal of ‘hybride’ (deels nog fysiek en deels digitaal). Naast de grote werkdruk voor Facilitaire vraagstukken, heeft dit ook tot veel extra werk gezorgd bij bijvoorbeeld de collega’s van HRM (afschaffen van woon-werk vergoedingen, opstellen thuiswerk richtlijnen, extra online trainingen, extra begeleiding van collega’s) en Communicatie (zowel de interne als externe Corona communicatie). Hoewel veel geplande ontwikkelingen toch volgens plan door zijn gegaan, is -ondanks de enorme inzet van veel collega’s- niet gelukt om alles conform de planning te laten verlopen. Een aantal (interne) prioriteiten zijn verschoven als gevolg van de coronacrisis. Hierbij is telkens bewust gekozen om de dienstverlening aan de stad wel zo goed mogelijk door te laten gaan.
Voor de facilitaire diensten zien we de volgende effecten: toename schoonmaakkosten om kantoor hygiënisch te houden; toename kosten digitale middelen voor thuiswerken; toename kosten beschermingsmiddelen; minder koffie- en printkosten. Om thuiswerken te faciliteren, zijn er ook meer ICT voorzieningen nodig geweest. Voor langere tijd thuiswerken leidt ook tot een veranderende informatiebehoefte bij afdelingen. Een omgeving om bijvoorbeeld digitaal samen te werken en daarmee ook gelijk alle documenten op een goede manier op te slaan is hierbij essentieel. Verder is het verlenen van inzage in het bouwarchief en het gewone archief door de coronamaatregelen verschoven naar volledig digitale dienstverlening, wat hogere kosten met zich meebrengt.
Publiekshal
Vanwege Covid-19 is ter bescherming van de veiligheid van zowel Capellenaren als medewerkers een aantal maatregelen in de Publiekshal getroffen. Er zijn schermen van plexiglas geplaatst bij de balies van de afdeling Publiekszaken en Sociale Zaken. Ook zijn markeringen met een looproute op de vloer aangebracht zodat de 1,5 meter afstand geborgd wordt. Bij de ingang staan desinfecterende middelen. We werken volledig op afspraak. Ook voor het afhalen van eerder aangevraagde reisdocumenten en rijbewijzen. Op die manier reguleren we het aantal aanwezige mensen in de Publiekshal. Het is daardoor op geen enkel moment druk op het gemeentehuis en is er voor gekozen geen venstertijden voor bepaalde doelgroepen in te voeren. Wel vragen we bezoekers een mondkapje te dragen bij hun bezoek aan het gemeentehuis. Ook onze medewerkers dragen een mondkapje in de Publiekshal. Tot op heden is er geen aanleiding de openingstijden opnieuw te beperken en zijn de publieksbalies alle werkdagen geopend. Bij het voltrekken van huwelijken in de trouwzaal is een maximum aantal personen van 30 toegestaan. Dit maximum is inclusief de trouwambtenaar en bode. Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden dat gasten van het bruidspaar gebruik kunnen maken van een livestream waardoor zij op afstand kunnen meekijken bij de huwelijksceremonie.
Griffie en rekenkamer
Corona heeft zowel voor het werk van de raad als dat van de griffie en rekenkamer gevolgen gehad. Vanaf april 2020 is er digitaal vergaderd met Pexip. Vanaf juni tot medio oktober 2020 was het, met in achtneming van de coronamaatregelen, mogelijk om weer fysiek bijeen te komen. Het restant van het jaar is afgerond met digitaal vergaderen. Digitaal vergaderen vergt structureel meer technische ondersteuning en ook een intensievere inzet van personeel van de griffie. Er zijn dus meer kosten gemaakt voor inhuur van technische ondersteuning. Er zijn ook meer uren gemaakt door de eigen medewerkers. Deels zijn deze uitbetaald en deels in verlof omgezet.
Een aantal raadsactiviteiten is omgezet. Zo is de geplande raadsreis naar Brussel geschrapt en omgezet in een corona excursie in eigen gemeente. Ook heeft uw raad minder bezoeken in de gemeente kunnen brengen. De rekenkamer heeft haar onderzoeken voor 2020 niet allemaal afgerond omdat het doen van onderzoeken soms ook vertraagd werd. De stemkastsessie die jaarlijks gehouden wordt om het onderzoeksprogramma voor het komende jaar (2021) vast te stellen is uitgesteld in de hoop dat toch binnen afzienbare tijd fysiek te kunnen doen.
Huurders
Huurders die als gevolg van de coronamaatregelen niet meer aan hun betalingsverplichting konden voldoen hebben uitstel van betalingen gekregen. Vanuit het Rijk is een compensatiepakket samengesteld om de dienstverlening tijdens de coronamaatregelen op allerlei gebieden op peil te houden. Vanuit dit compensatiepakket is o.a. de horecagelegenheid aan het Stadsplein 39 een compensatievergoeding toegekend.
Overige ontwikkelingen:
Geen.